Vöndullinn mikli

Mest notaði hugbúnaður í heimi er Microsoft Windows stýrikerfið; þó erfitt sé að meta hve margir eru að nota það, meðal annars vegna ólöglegrar dreifingar, gera menn því skóna að nærfellt milljarður manna hið minnsta séu að nota Windows dag hvern og fjölgar stöðugt. Stýrikerfið eitt og sér er þó ekki nóg, ritvinnsluforrit, póstforrit, dagskinnu, töflureikni, glæruforrit skiptra ekki minna máli en stýrikerfið og kemur ekki á óvart að næst vinsælasti hugbúnaður í heimi sé einmitt safn slíkra forrita, hugbúnaðarvöndull, sem einnig er frá Microsoft, Microsoft Office.

Fyrsti Office vöndullinn kom á markað 1989 og þá fyrir Macintosh, en Windows útgáfa kom út 1990 og þá fyrir Windows 3.0, sem var fyrsta útgáfa Windows sem náði verulegri útbreiðslu. Í þessum fyrsta Office vöndli voru ritvinnsluforritið Word, töflureiknirinn Excel og glæruforritið PowerPoint. Einnig var hægt að fá Pro útgáfu með Access gagnagrunni og dagskinnuforritinu Schedule Plus, sem síðar var fellt inn í Outlook póstforritið.

Með tímanum hefur Microsoft bætt hugbúnaði í vöndulinn sem er fyrir vikið orðinn mun meira en hugbúnaðarvöndull, enda hefur Microsoft breytt nafni hans í Office System frelar en Office Suite. Sú útgáfa af Microsoft Office sem væntanlega er á næstu dögum hét Office 12 á meðan á forritun stóð en hefur fengið heitið Office 2007, enda verður það fáanlegt almenningi í janúar næstkomandi.

Office-vöndullinn hefur verið nánast einráður á markaði í áratug, hefur bitið af sér alla keppinauta; WordPerfect, Lotus 1-2-3 og StarOffice, svo dæmi séu tekin. 

Á síðustu árum hefur aftur á móti nýr keppinautur náð fótfestu, OpenOffice, sem er mjög öflugur hugbúnaðarvöndull, byggður á StarOffice. OpenOffice svipar talsvert til Office í útliti og virkni og hefur náð talsverðum vinsældum, aðallega hjá Linux-notendum, þó útbreiðslan sé ekki nema lítið brot af markaðshlutdeild Office.

Í seinni tíð hafa ýmsir svo kynnt hugbúnað sem keyrður er yfir Netið, til að mynda ThinkFree, sem býður upp á ókeypis aðgang að ritvinnsluforriti, töflureikni og glæruforriti á Netinu, en útgáfa fyrir borðtölvur er seld sérstaklega. Google hefur einnig haslað sér völl á þessu sviði, meðal annars með GMail vefpóstinn, sem er besti vefpósturinn, en einnig er hægt að fá aðgang að ókeypis ritvinnsluforriti og töflureikni frá Google, Google Docs & Spreadsheets, sem keyrt er yfir Netið og svipar mjög til eldri gerða af Office vöndlinum. Einnig má nefna smærri fyrirtæki eins og JotSpot, Zoho, WriteBoard, gOffice, Basecamp og fleiri, sem ýmist reyna að bjóða upp á sem mest af virkni Office vöndulsins eða einbeita sér að stökum forritum.

Þegar Google byrstir sig, er eins gott fyrir fyrirtæki að sperra eyrun og kemur því ekki á óvart að Microsoft hafi tekið þá stefnu að breyta Office vöndlinum eins mikið og raun ber vitni, þó þróun á Office 2007 hafi hafist löngu áður en Google fór að láta til sín taka á þessu sviði. Líklega hefur sú samkeppni þó haft eitthvað að segja um það hve djarfir Microsoft eru í útlitsbreytingum á Office, svo djarfir reyndar að jafnvel má tala um byltingu.

Ekki má svo gleyma því að Microsoft hefur þegar kynnt svar sitt við forritum sem keyra yfir með með þjónustu sem fyrirtækið kallar Microsoft Office Live, en í henni felst ókeypis vefpóstur, vistun á vefsíðum, tölvupóstur fyrir 25 manns og svo má telja, en að sögn Microsoft-manna er Office Live sérstaklega samþætt nýja Office vöndlinum.

Í gegnum tíðina hafa Word, Excel og PowerPoint verið kjarninn í Office pakkanum og önnur forrit tínst inn í hann smám saman og einnig dottið út eftir því sem tölvutækni hefur fleygt fram, sumt verið fell inn í stýrikerfið, annað orðið úrelt vegna þróunar á markaði og sumt það sem Microsoft veðjaði á náði aldrei almennum vinsældum. Forrit sem ratað hafa inn í vöndulinn og sum verið nánast frá byrjun eru til að mynda Outlook póstforritið og dagskinnan, umbrotsforritið Publisher, InfoPath og OneNote.

Önnur forrit sem komið hafa inn og síðan horfið eru til að mynda vefsmíðaforritið FrontPage, sem lagt verður af nú þegar Office 2007 kemur út, Microsoft Mail sem vék fyrir Outlook, PhotoDraw og Binder svo dæmi séu tekin.

Með tímanum hefur Office vöndullinn verið gefinn út í fleiri en einni útgáfu, Office 2003 í fimm útgáfum, enda orðið flókið samansafn af ólíkum hugbúnaði sem lítið vit er að kaupa ef ekki á að nota hann allan. Office 2007 verður fáanlegt í sjö útgáfum, frá Microsoft Office Ultimate 2007 í Microsoft Office Basic 2007. Í fyrrnefnda pakkanum eru Excel, Outlook, PowerPoint, Word, Access, InfoPath, Publisher, OneNote, Groove og Communicator, en í þeim síðarnefnda eru aðeins Excel, Outlook og Word. Hann er reyndar hugsaður sem pakki fyrir tölvuverslanir, þ.e. að þær geta þá látið hann fylgja seldum vélum, en algengasti Office pakkinn verður væntanlega Microsoft Office Standard 2007 sem í er Excel, Outlook, PowerPoint og Word.

Útgáfusaga Office er semsé svona: 1992 kom Office 3.0 sem síðar var selt sem Office 92. Office 4.0 kom út 1994 og sama útgáfa fyrir NT 4.2 síðar sama ár (32 bita útgáfa). Síðasta 16 bita útgáfa, Office 4.3 kom einnig út það ár. 1995 kom Office 95 (7.0 - hlaupið yfir þrjár heiltöluútgáfur). Office 97 (8.0) kom út síðla árs 1996, sú fyrsta sem gefin var út á geisladisk. Í janúar 1999 kom Office 2000 og svo Office XP (10.0) sumarið 2001. Haustið 2003 kom Office 2003 (11.0) og síðan hafa menn beðið eftir nýrri útgáfu sem hefur seinkað nokkrum sinnum, enda stóð gtil að láta nýja útgáfu af Office koma út um svipað leyti og nýja útgáfu af Windows (Vista) sem kemur út á næsta ári.

Eftirfarandi samantekt er byggð á Beta 2 útgáfu af Office 2007 með Technical Refresh viðbótinni sem kom fyrir stuttu. Microsoft sendi þessa lokabetu af Office út í maí og gaf almenningi kost á að sækja sér eintak og prófa. Þó sá hluti vöndulsins sem sækja mátti hafi verið gríðarstór, honum er öllum dreift á fjórum DVD diskum, var hann sóttur af hálfri fjórðu milljón manna. Drjúgur hluti þeirra milljóna lét síðan heyra vel í sér um þá galla sem hann rakst á og þannig var svonefnd Technical Refresh-viðbót til komin, enda bætti hún úr ótal atriðum sem fólk hafði amast við.

Á þeim sautján árum sem liðin eru frá því fyrsti Office vöndullinn kom á markað hefur hann gengið í gegnum ýmsar breytingar en þó haldið sama svipmóti að mestu, valmyndirnar góðkunnu, File, Edit og svo framvegis með ýmsum smávægilegum tilbrigðum. Það fyrsta sem menn taka eftir þegar Office 2007 er ræst er að þessi klassíska skipan er orfin og í hennar stað komin flipavalmynd, ekki ósvipuð því og margir eiga að venjast í skjalaskúffum eða á vefsíðum eins og til að mynda mbl.is. Þessi nýja flipavalmynd, sem tekur aðeins nokkrar sekúndur að átta sig á, er á Word, Excel, Access, PowerPoint og að mestu á Outlook, en önnur fiorrit í vöndlinum eru með gömlu valmyndinni fyrir einhverjar sakir.

Til viðbótar við þessa byltingu hefur útlit almennt verið uppfært, nýjar táknmyndir, þrívíddarskuggar og tilheyrandi gerir valmyndina nútímalega. Efst til vinstri í stjórnstiku hvers forrits er sérstakur hnappur merktur Office

Nýja flipavalmyndin tekur þónokkuð pláss, en hægt er að minnka plássið með því að tvísmella á hvern flipa og fella þá saman í mjóa ræmu efst á skjámyndinni og síðan nóg að smella einu sinni til að kalla þá fram aftur.

Um leið og einn af helstu kostunum við Word, Excel og fleiri forrit í Office vöndlinum er að það er nánast hægt að gera hvað sem er í forritinu, en það er líka einn af helstu göllum þeirra, þ.e. þegar maður vill gera eitthvað einfalt, skrifa minnisblað, einfalda skýrslu, tölvupóst eða grein í dagblað vill maður helst gera það í forriti þar sem óteljandi möguleikar eru ekki að þvælast fyrir (þeir hlaupa á hundruðum í forritunum í Office vöndlinum, til að mynda vel á annað þúsund í Word 2007 og um 1.000 í Excel 2007).

Því hefur verið slegið fram að almennur notandi noti ekki nema 10% af því sem hægt er að gera í þessum forritum en menn eru ekki að nota sömu tíu prósentin. Í Word 2007 virðast möguleikarnir milljón vissulega vera til staðar en ný hönnun gerir að verkum að maður verður ekki eins var við þá, það er ekkert að þvælast fyrir þegar maður vill eiginlega bara fá frið til að skrifa. Þegar gera á meira aftur á móti, er einfaldara en áður að sýsla með textann, breyta letri, til og tilheyrandi, tengja hann við skjöl. Sem dæmi má nefna að þegar maður velur texta (merkir hann) kemur upp lítil valmynd þegar maður er með bendilinn yfir textanum, en er annars ekki að þvælast fyrir. Mjög snyrtilega gert.

Hægt verður að blogga í Word beint inn á Wordpress, Typepad og betaútgáfu af Blogger, en ekki hægt að blogga beint inn á núverandi útgáfu af Blogger. Einnig er hægt að setja myndir í bloggfærslur og lesa þær sjálfkrafa á réttan stað. Mjög gott er að sýsla með stílsnið í Word og nóg að fara með músina yfir mismunandi stílsnið á valmynd til að sjá strax dæmi um hvernig textinn myndi líta út.

Sama er hægt að gera í PowerPoint, eiginlega fáránlega einfald að búa til vel útlítandi PowerPoint kynningar og hægt að renna yfir tiltæk snið með því einu að fara með músina yfir eitthvað af nítján sniðmátum sem boðið er upp á.

Annað sem þar hefur verið endurbætt er svonefnt Animation, þ.e. hvernig textinn birtist á viðkomandi glæru og eins hvernig glæran sjálf birtist. Þeir möguleikar voru ekki á áberandi stað í eldri gerðum af PowerPoint, en eru nú augljósir og einkar auðvelt að nota þá. (Ókostur við þetta er að menn munu væntanlega nota slíkt mun meira í glærusýningum og þeim fjölga sem fá PowerPoint-eitrun.)

Útlitsbreytingar á Outlook eru einna minnstar af pakkanum öllum og eftir að hafa kynnst flipunum saknar maður þeirra eiginlega. Maður rekst þó á þá endum og sinnum, til að mynda eru þeir greinilegir þegar bréf er opnað í pósthluta Outlook.

Forsvarsmönnum Microsoft hefur orðið tíðrætt um öryggis- og varnarmál í Winsdows og Office og þess sér stað í Outlook, því þar hafa ruslpóstssíur verið mikið endurbættar og eins aukin vörn við falssíðum sem reyna að blekkja fólk til að láta af hendi aðgangsorð, greiðslukortanúmer eða álíka.

Leitarmöguleikar í Outlook hafa jafnan verið takmarkaðir og leitin hægvirk, sérstaklega ef póstskráin er komin yfir gígabæti. Outlook 2007 nýtir aftur á móti nýtt leitarforrit frá Microsoft, Windows Desktop Search, sem fylgja mun með Windows Vista en þarf að sækja sérstaklega fyrir Windows XP. Eftir að búið er að setja þá leit upp er hún aðgengileg sem leitargluggi efst í forritinu, rétt ofan við sjálfan póstinn.

Windows Desktop Search er öflug leit sem notar lyklun sem innbyggð er í Windows XP og vinnur fyrir vikið mjög hratt. Hún styður öll þau gagnasnið sem Windows skilur, þar á meðal öll Office gagnasniðin, og hægt að fá viðbætur fyrir önnur snið, til að mynda PDF og MP3.

Annað er endurbætt til muna, til að mynda er auðveldara að fá yfirlit yfir dagbókina, fundi og fyrirliggjandi verkefni, RSS stuðningur er innbyggður,  og svo má telja.

Excel 2007 er álíka breytt og Word, þ.e. þvert yfir skjáinn er kominn flipaborðinn. Við fyrstu sýn finnst manni eins og hann taki og mikið pláss, en hann tekur í raun lítið meira skjápláss en stjórnborðið á eldri gerðum af Excel.

Mikið er af nýjum hjálpartólum í Excel, auðveldara að gera skífurit og ýmisleg gröf. Líkt og í PowerPoint og Word eru stílsnið öflugri en áður og hægt að forsýna þau, ef svo má segja; þegar maður fer með músina yfir stílsnið sér maður undireins hvernig grafið myndi líta út. 

Eitt af því sem án efa verður umdeilt er að forritin í Office 2007 vöndlinum nota nýtt gagnasnið, XML-snið, og skjöl sem vistuð eru á því sniði fá viðeigandi viðskeyti; .docx, .xlsx og .pptx. Reyndar er hægt að stilla vöndulinn svo að hann noti eldri gagnasnið, .doc, .xls og .ppt, en að sögn Microsoft eru nýju gagansniðin betri að því leyti að skrár verða minni (zip-þjappaðar), minni líkur eru á að gögn spillist, auðveldara er aðvarast illskeytta fjölva (macro) eða forritlinga (ActiveX) sem þýðir að öryggi er meira, hægt er að dulrita skrár svo aðeins réttur viðtakandi geti lesið þær og svo má telja. (Á vefsetri Microsoft geta þeir sem eru með eldri gerðir Office sótt sér viðbót til að geta lesið skjöl á nýja gagnasniðinu.

Eins og getið er í upphafi er Office vöndullinn næst vinsælasti hugbúnaður heims, næst á eftir Windows. Hversu margir eru að nota Office er þó ekki gott að segja, því sem sem eru með ólöglega útgáfu eru líklega margfalt fleiri en þeir sem eru með löglega útgáfu. Microsoft hefur gripið til ýmissa aðgerða til að stemma stigu við sjóræningjaútgáfum og ólöglegri afritun og í nýja Office pakkanum verður vörn við ólögmætri notkun fléttum saman vöndulinn. Þannig þarf að staðfesta lykilnúmer hugbúnaðarins ýmist yfir Netið eða símleiðis. Hægt verður að keyra forritið 25 sinnum án þess að staðfesta að það sé lögleg útgáfa en ef það er ekki gert breytist virkni vöndulsins í á átt að ekki verður hægt að búa til ný skjöl, breyta gömlum eða vista í honum, en þó hægt að skoða Office skjöl og prenta þau út.

Þetta er áþekkt því sem verður með næstu útgáfu af Windows stýrikerfinu, Vista, en þó frábrugðið í því að eftir að Vista hefur verið notað í þrjátíu daga án þess að staðfesta lykilnúmerið er ekki hægt að nota neitt í því nema vafrann og þá aðeins klukkutíma í senn að endurtengja verður notandann.
 
Nýjar útgáfur af Office eru nú yfirleitt þannig að maður finnur rækilega fyrir aldri tölvunnar þegar búið er að setja vöndulinn upp. Til að prófa hann við mismunandi skilyrði setti ég hann upp á 800 MHz Pentium III vél með 512 MB minni og gekk býsna vel að keyra hann á því. Enn betur gekk að keyra hann á 1,8 GHz Pentium M fartölvu með 512 MB minni og best af öllu á 3,2 GHz Pentium IV með 1,5 GB minni, nema hvað. Af þessu má ráða að ekki þarf nýjasta og öflugasta vélbúnað til að keyra Office 2007 þó vitanlega fari hraði og afköst eftir því hvað er undir húddinu.